为加强机关档案管理，提高档案保管和利用水平，规范档案借阅行为，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合我办实际，制定本制度。

一、文件归档的要求

（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）以“简化整理，深化检索”为宗旨，推行文件级管理，即一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附文为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文为一件。特别是有关会议记录，一次一记的作为一件，一年一本的可视为一件，但必须在归档文件目录中加以说明。

（三）年度的文件归档工作，要在下一年的6月前立卷完毕。

财会档案，在财会室保存，年底交档案室。各种载体的声像材料由有关科室或个人拍、录后，及时向档案室移交。

（四）各类文件一般归档一式二份，重要的利用频繁的文件材料可实行双套制或适当增加份数。

二、文件归档的方法

（一）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文

在后。来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

（二）归档文件采用保管期限一年度（2001年以前采用保管期限一年度一机构）分类方法，如有新规定，按新规定执行。

（三）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。有文件拟办处理单的要放在文件首页。

（四）归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置或文件拟办单的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（五）依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。

（六）将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

三、文件归档的范围

凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均立卷归档。

（一）上级机关颁发的与本机关有关的文件材料；

（二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

（三）上级机关及领导对旗编委、编办和与旗编委、编办工作有关的重要讲话、指示等材料；

（四）代上级机关草拟并被采用的文件材料的最后草稿和

正文；

（五）上级机关及报刊转发的旗编委、编办的文件材料；

（六）本机关形戍文件材料的签发稿和印制稿；

（七）本机关召开的各种会议（包括党组会议、主任办公会议、全体工作人员会议、支部会议等）记录及形成的文件材料；

（八）本机关请示与上级机关的批复文件；

（九）本机关调查报告、工作计划和工作总结；

（十）本机关的统计报表、资料汇编；

（十一）本机关人员编制、启用印信、更改名称等文件材料；

（十二）本机关制定的工作条例、制度等文件材料；

（十三）本机关组织沿革、大事纪等文件材料；

（十四）本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党团员、干部、工人花名册、报表、奖惩以及职工录用，转正、定级、调资、退职、离退休、死亡等文件材料；

（十五）本机关职工的工资、行政、党团组织介绍信及存根；

（十六）本机关编印的各种刊物定稿和印本；

（十七）同级机关和非隶属机关颁发的与旗编委、编办工作有关的文件材料；

（十八）其他有查考价值的文件材料。

四、档案保密

1．档案人员要认真学习国家的有关保密规定，严守党和国家的机密，时刻提高警惕，同一切破坏档案、盗窃机密的行为作斗争，确保档案的安全。

2．档案人员对自己管理的机密档案不该看的，绝对不看；不该说的绝对不说；不该记录的绝对不记录。

3．利用机密文书档案必须由分管领导批准，办理供阅手续方可借阅，并由档案人员指定阅读地点，不得扩大利用范围。

4．复制机密文书档案须经分管领导批准，并严格控制份数，

对多余部分，要妥善处理，不得私自存留。

五、档案保管

（一）档案要有档案存放专用柜；

（二）档案柜要有符合防虫、防潮、防尘、防鼠、防火、防光、防盗的要求，并经常保持清洁卫生；

（三）档案管理人员要定期检查档案状况，发现损坏等情况，要及时采取措施予以修补、复制，出现意外事故，及时向分管领导汇报，及时处理解决。

六、档案利用

（一）查阅档案要在阅文室查阅，外单位查阅档案者需持本单位介绍信经分管领导枇准后，方可查阅。特殊情况如需借出文书档案应根据密级分别经人秘科或分管领导批准，办理借阅手续并要按期归还。摘录或复制卷内文件，须征得档案人员同意。

（二）绝密件、机要电报、办党组会议和主任办公会议的记录一般不借阅；确有需要，须经分管领导或人秘科负责人批准。

（三）对借出的所有档案，一定要谁借谁用，不得转让他人传阅。利用档案时，必须注意保护档案，不得涂改、勾划、折卷抽页。如有损坏或丢失，要追究责任。查档时，严禁吸烟。

七、档案鉴定、销毁、移交

（一）根据国家有关档案保管期限，结合本机关实际制定档案保管期限，定期对档案进行鉴定。

（二）建立机关档案鉴定小组，负责对档案的鉴定销毁工作，任何人不得擅自销毁档案。

（三）凡经鉴定准确销毁的档案都必须编制销毁清册，由主管领导批准，指派两人在指定的地点负责监销，并在销毁清册上

签字。

（四）根据旗档案局的要求和具体规定，将应移交的档案连同检索工具、参考资料一并向旗档案馆移交。同时要做好移交清册的登记工作。